Diritti dell'interessato
Procedure operative per evadere richieste di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione.
Nota
Questa pagina descrive gli strumenti che la piattaforma mette a disposizione per evadere le richieste degli interessati e non costituisce consulenza legale. Il Cliente resta Titolare del trattamento: la valutazione dell'ammissibilità della richiesta, l'identificazione del richiedente e il contenuto della risposta restano di sua responsabilità.
Prima di iniziare
- Ruolo con permesso identity:privacy:manage oppure Amministratore tenant
- Identità del richiedente verificata secondo le tue procedure interne
- Registro interno delle richieste privacy per tracciare tempi e esiti
Tempi di risposta
| Fase | Termine |
|---|---|
| Riscontro all'interessato | 30 giorni dalla ricezione della richiesta |
| Proroga motivata (complessità o numero di richieste) | Ulteriori 60 giorni, comunicando la proroga entro i primi 30 |
| Rifiuto motivato | Entro 30 giorni, indicando i motivi e i mezzi di ricorso |
| Esecuzione tecnica su Blu Pantheon | Immediata per accesso ed export; entro 30 giorni per la cancellazione definitiva dai backup |
Conta dal giorno giusto
Il termine decorre dalla ricezione della richiesta, non dal momento in cui hai completato la verifica dell'identità. Se la verifica richiede tempo, avvia comunque il cronometro e documenta le richieste di chiarimento inviate.
Verifica dell'identità del richiedente
Prima di eseguire qualsiasi operazione, in particolare la cancellazione:
Confronta i dati dichiarati con quelli presenti
Cerca l'interessato in Console e verifica che email, numero di telefono o identificativo coincidano con quelli indicati nella richiesta.
Richiedi un elemento di riscontro proporzionato
Se la corrispondenza non è univoca, chiedi un elemento aggiuntivo già in tuo possesso (numero pratica, data dell'ultima interazione). Non chiedere copia del documento d'identità se non strettamente necessario: sarebbe un trattamento eccedente.
Registra l'esito della verifica
Annota nel tuo registro come hai verificato l'identità e chi ha autorizzato l'operazione. L'operazione eseguita in Console viene comunque tracciata nell'audit log.
Diritto di accesso (art. 15)
L'interessato ha diritto di sapere se sono trattati dati che lo riguardano e di riceverne copia.
Apri una richiesta di tipo Accesso
Seleziona Accesso come tipo, inserisci l'identificativo dell'interessato (email o telefono) e la data di ricezione della richiesta.
Verifica l'anteprima dei dati individuati
La piattaforma mostra il numero di sessioni, prenotazioni, contatti e consensi associati. Controlla che non siano stati agganciati record di persone omonime.
Genera l'esportazione
Premi Genera export. Il pacchetto è disponibile per il download per 7 giorni ed è protetto da un collegamento firmato a scadenza.
Consegna la copia all'interessato
Trasmetti il file con un canale sicuro. Se lo invii via email, proteggilo con password comunicata su un canale diverso.
Equivalente API:
/console/v1/privacy/requestsBearer JWTCrea una richiesta privacy e avvia l'elaborazione asincrona.
/console/v1/privacy/requests/{requestId}/exportBearer JWTScarica il pacchetto di esportazione una volta pronto.
Corpo della richiesta
| Parametro | Tipo | Obblig. | Default | Descrizione |
|---|---|---|---|---|
type | string | Sì | — | Uno fra access, rectification, erasure, restriction, portability, objection. |
subject.email | string | No | — | Email dell’interessato. Almeno un identificativo è obbligatorio. |
subject.phone | string | No | — | Numero in formato E.164, es. +393401234567. |
subject.externalId | string | No | — | Identificativo del tuo gestionale, se usi la correlazione. |
receivedAt | string | Sì | — | Data di ricezione della richiesta in formato ISO 8601. |
format | string | No | json | Formato dell’esportazione: json oppure csv. |
note | string | No | — | Nota interna, visibile solo agli operatori del tenant. |
Formato dell'esportazione
L'esportazione è disponibile in JSON (struttura completa, adatta alla portabilità) e in CSV (un file per entità, adatto alla lettura da parte dell'interessato). Esempio di JSON:
{
"exportVersion": "1.2",
"generatedAt": "2026-09-04T10:22:41Z",
"tenant": { "slug": "acme-srl", "name": "ACME S.r.l." },
"subject": {
"email": "mario.rossi@acme.it",
"phone": "+393401234567",
"firstSeenAt": "2025-11-12T08:04:00Z",
"lastSeenAt": "2026-08-29T16:41:12Z"
},
"consents": [
{
"type": "privacy_widget",
"version": "2026-09",
"grantedAt": "2026-01-15T09:12:03Z",
"source": "widget",
"policyUrl": "https://www.acme.it/privacy"
}
],
"sessions": [
{
"id": "ses_01JQ8M4Z5T",
"channel": "widget",
"startedAt": "2026-08-29T16:38:02Z",
"endedAt": "2026-08-29T16:41:12Z",
"messages": [
{ "role": "user", "at": "2026-08-29T16:38:02Z", "text": "Vorrei modificare un appuntamento" },
{ "role": "assistant", "at": "2026-08-29T16:38:06Z", "text": "Certo, mi indichi il codice della prenotazione?" }
]
}
],
"bookings": [
{
"id": "bkg_01JQ7A2C9M",
"service": "Visita cardiologica",
"scheduledFor": "2026-09-12T09:30:00Z",
"status": "confirmed",
"regime": "privato"
}
],
"auditReferences": ["evt_01JQ8M50AA", "evt_01JQ8M50AB"]
}Diritto di rettifica (art. 16)
Individua il contatto
Cerca l'interessato e apri la scheda. Verifica quali campi sono effettivamente inesatti.
Correggi i dati anagrafici
Aggiorna nome, email, telefono o note. La modifica viene registrata nell'audit log con valore precedente e valore nuovo.
Propaga la correzione ai sistemi collegati
Se hai un'integrazione CRM/ERP attiva, verifica che l'evento contact.updated sia stato
consegnato. Vedi Integrazioni CRM ed ERP.
/console/v1/contacts/{contactId}Bearer JWTAggiorna i dati anagrafici di un contatto.
Il testo delle conversazioni non si riscrive
I messaggi già scambiati sono documenti storici: non vengono modificati. Se contengono un dato inesatto, la strada corretta è l'integrazione con una nota di rettifica oppure la cancellazione della sessione, non la riscrittura del contenuto.
Diritto alla cancellazione (art. 17)
Apri una richiesta di tipo Cancellazione
Seleziona Cancellazione, inserisci l'identificativo e conferma di aver verificato l'identità.
Esamina il riepilogo di impatto
La piattaforma elenca esattamente che cosa verrà eliminato e che cosa verrà conservato. Leggilo prima di confermare: l'operazione non è reversibile.
Conferma digitando lo slug del tenant
Per prevenire errori è richiesta la digitazione di acme-srl. La richiesta passa in stato
In esecuzione.
Scarica l'attestazione
Al completamento viene prodotta un'attestazione di cancellazione con data, ora, categorie di dati rimosse e identificativo dell'operazione: allegala alla risposta all'interessato.
/console/v1/privacy/requestsBearer JWTCon type valorizzato a erasure. L'esecuzione è asincrona e notificata via webhook
con l'evento privacy.request.completed.
Che cosa viene cancellato
| Dato | Esito |
|---|---|
| Anagrafica del contatto (nome, email, telefono) | Eliminata |
| Testo dei messaggi delle sessioni associate | Eliminato |
| Allegati caricati dall'utente nelle conversazioni | Eliminati |
| Consensi raccolti | Eliminati, sostituiti da un record di avvenuta cancellazione |
| Prenotazioni future non ancora erogate | Annullate ed eliminate |
| Profilazione e preferenze | Eliminate |
| Copie presenti negli indici di ricerca | Rimosse entro 24 ore |
| Backup | Sovrascritti entro 30 giorni secondo il ciclo di rotazione |
Che cosa viene conservato
| Dato conservato | Motivo | Durata |
|---|---|---|
| Record di cancellazione (identificativo pseudonimo, data, operatore) | Prova dell'adempimento (accountability) | 10 anni |
| Voci di audit log relative all'operazione | Obbligo di tracciamento | Retention dell'audit log |
| Dati contabili e fatture, se l'interessato è anche cliente | Obblighi civilistici e fiscali | 10 anni |
| Dati aggregati e anonimi (conteggi, statistiche) | Non più dati personali | Illimitata |
| Prenotazioni sanitarie già erogate | Obblighi di conservazione della documentazione sanitaria | Secondo normativa applicabile |
Attenzione ai dati incorporati nella knowledge base
Se un dato personale è stato inserito dentro un documento della knowledge base, la cancellazione del contatto non lo rimuove. Devi modificare o eliminare il documento sorgente e rilanciare l'indicizzazione. Vedi la sezione seguente.
Effetti sulla knowledge base e sugli storici
Cerca il dato nei documenti indicizzati
Cerca l'email o il nominativo dell'interessato per individuare i documenti che lo contengono.
Correggi o elimina il documento sorgente
Rimuovi il riferimento personale dal documento e ricaricalo, oppure elimina il documento se non è più necessario.
Rigenera l'indice
Avvia Reindicizza sulla collezione interessata. Finché l'indice non è rigenerato, il modello potrebbe ancora restituire il contenuto rimosso.
Verifica con una domanda di test
Poni all'assistente una domanda mirata e conferma che il dato non compaia più nella risposta né fra le fonti citate.
Le statistiche aggregate (numero di sessioni per giorno, tempi medi di risposta) non vengono alterate: non contengono dati personali e non consentono la reidentificazione.
Diritto di limitazione (art. 18)
La limitazione sospende il trattamento senza cancellare i dati, tipicamente in pendenza di una contestazione sull'esattezza o sulla liceità.
Attivando la limitazione:
- il contatto viene marcato come limitato e reso non modificabile;
- vengono sospesi invii automatici, promemoria e campagne;
- i dati restano leggibili solo ai ruoli con permesso
identity:privacy:manage; - le automazioni che referenziano il contatto vengono interrotte con esito
restricted.
/console/v1/contacts/{contactId}/restrictBearer JWTAttiva o revoca la limitazione del trattamento per un contatto.
Diritto alla portabilità (art. 20)
Si applica ai dati forniti dall'interessato e trattati sulla base del consenso o del contratto, con mezzi automatizzati.
Apri una richiesta di tipo Portabilità
Il pacchetto generato è più ristretto rispetto all'accesso: include i dati forniti dall'interessato, esclude inferenze e note interne degli operatori.
Scegli il formato
JSON per il trasferimento a un altro fornitore, CSV per la consultazione da parte dell'interessato.
Trasmetti direttamente al nuovo fornitore, se richiesto
Se tecnicamente fattibile, l'interessato può chiedere la trasmissione diretta. La valutazione di fattibilità spetta al Titolare.
Diritto di opposizione (art. 21)
- Opposizione al marketing: sempre accolta, senza necessità di motivazione. Disattiva i canali interessati e propaga l'opt-out ai sistemi collegati.
- Opposizione a trattamenti basati su legittimo interesse: richiede una valutazione, documentabile nella nota della richiesta. Se l'opposizione è accolta, applica la limitazione o la cancellazione.
Propagazione ai sistemi collegati
L'opt-out emette l'evento webhook contact.optout.updated. Assicurati che il tuo CRM sia
sottoscritto, altrimenti l'interessato continuerà a ricevere comunicazioni da lì.
Modello di risposta all'interessato
Oggetto: Riscontro alla Sua richiesta di accesso ai dati personali — rif. PRV-2026-0142
Gentile Sig. Rossi,
facciamo seguito alla Sua richiesta del 4 settembre 2026, ricevuta all indirizzo
privacy@acme.it, con la quale ha esercitato il diritto di accesso ai sensi
dell articolo 15 del Regolamento (UE) 2016/679.
Le confermiamo che ACME S.r.l., in qualita di Titolare del trattamento, tratta
dati personali che La riguardano per le seguenti finalita: gestione delle
richieste di assistenza e gestione degli appuntamenti.
In allegato trova copia dei dati trattati, comprensiva di:
- dati identificativi e di contatto;
- storico delle conversazioni con il servizio di assistenza;
- prenotazioni registrate;
- consensi raccolti e relativa data.
I dati sono conservati per 24 mesi dall ultima interazione, salvo diverso obbligo
di legge. I destinatari dei dati sono i fornitori indicati nell informativa
disponibile all indirizzo https://www.acme.it/privacy.
Le ricordiamo che puo in ogni momento richiedere la rettifica, la cancellazione,
la limitazione del trattamento, la portabilita dei dati e opporsi al trattamento,
nonche proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Restiamo a disposizione per ogni chiarimento.
Cordiali saluti
ACME S.r.l. — Ufficio Privacy
privacy@acme.itTracciamento delle richieste
L'elenco mostra stato, tipo, data di ricezione, scadenza dei 30 giorni e operatore assegnato. Le richieste in scadenza entro 5 giorni sono evidenziate. Puoi esportare il registro in CSV per allegarlo alle tue evidenze di accountability.